Özel Entegratör Nedir?

Özel Entegratör;  E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter gibi e-belgelerin düzenlenmesine, gönderilmesine, arşivlenmesine ve raporlanmasına aracılık etme yetkisi bulunan firmalara denir. Bu firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere yönelik yapılan çeşitli testlere tabi tutularak, testi geçmeleri sonucunda ‘Özel Entegratör’ yetkisi alırlar.

Özel Entegratörler, dijital ortamda iki sistemi birbirine bağlayan ‘entegrasyon’ işlemini gerçekleştirirler. GİB kurallarına ve yasal mevzuatlara uygun hareket ederek bu kapsamda e-Belgeleri ve işletmenizin kayıtlarını tüm teknik detaylarıyla birlikte eksiksiz bir şekilde oluştururlar. Özel entegratörler ayrıca, e-Belgelerinizi uzun süre güvenli bir şekilde arşivlemenizi de mümkün kılar. Çeşitli entegrasyon imkanları ile, işletmenizin ticari faaliyetlerini muhasebeleştirebilirsiniz. Özel entegratörleri, e-Belge düzenlemenin yanı sıra kapsamlı bir iş otomasyonu olarak da kullanabilirsiniz.  

Dijital dönüşümün gereklilik haline geldiği iş dünyasında e-belge uygulamalarını kullanırken GİB Portalı kullanmakta bir seçenektir ancak imkanları oldukça kısıtlıdır. Bu noktada özel entegratör tercih etmek , e-belge uygulamalarının kullanımında avantaj sağlayacaktır. Bu avantajlardan bahsedecek olursak:

Özel entegratörler, Mükellefler için  7/24  erişilebilir hizmet imkanı sunar. Böylece mesai saatine bağlı kalmaksızın e-belge düzenlemelerinizi rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz. Sunulan hizmetlerin çeşitliliği baz alındığında maliyet açısından oldukça karlıdır. Özel entegratör sistemleri genellikle çok hızlı çalışır, bu sayede zamandan tasarruf edersiniz. Zaman tasarrufunun yanı sıra, e-belgelerin düzenlenmesi, müşteriye gönderimi ve GİB’e raporlanma süreçleri otomatik gerçekleştiğinden iş yükünüz hafifler. Düzenleme, arşivleme ve gönderme işlemleri dijital kanallarla yapıldığı için baskı, kargo ve saklama maliyetleri de ortadan kalkmış olur. Özel entegratör sistemlerinde düzenlenen e-Belgelerde hata riski minimumdur. Olası hataları düzeltmeniz ise oldukça kolaydır.  Özel entegratörlerde sistem sürekli güncellenerek yasal mevzuatlara uygun durumda tutulur.

‘Özel’ kelimesinden de anlaşılacağı üzere özel entegratör seçimi oldukça önemlidir. Bu seçimi yaparken sunulan hizmet kalitesi ve imkanların değişkenlik gösterdiğini unutmamakta fayda var. İşletmenizin ihtiyacına yönelik özel entegratör seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken bazı detaylar var. Bu detayları sıralayacak olursak:

Öncelikle tercih edeceğiniz özel entegratör firmasının GİB Özel Entegratörler Listesi’nde bulunması gerekir. Bu listeye https://ebelge.gib.gov.tr/efaturaozelentegratorlerlistesi.html ile ulaşabilirsiniz. Seçeceğiniz özel entegratörün altyapısının güvenilir ve güçlü olmasıyla birlikte e-belge sistemine 7/24 kesintisiz erişim imkanı sağlaması gerekir. Bununla birlikte, İlgili yasa ve yönetmelikler değişkenlik gösterdiğinden, bu değişiklikleri yakından takip ederek sistemini sürekli olarak güncel tutmalı, işlerinizi kolaylaştıracak ek özellikler ve fonksiyonlar da sunmalıdır.  Tercih edeceğiniz özel entegratör sistemi, diğer muhasebe ve ERP uygulamalarıyla uyumlu bir şekilde çalışmalıdır.

E-Belge düzenlerken özel entegratör kullanımının zorunlu olup olmadığıyla alakalı sorularla sıklıkla karşılaşabiliyoruz.  Özel entegratör kullanmanın mükelleflere sunduğu avantajlardan bahsettik. Bu avantajları baz alacak olursak E-Belge düzenlemelerinizde iyi bir özel entegratör ile çalışmak işletmenizi her zaman bir adım önde tutacaktır. Ancak ‘ E-Belgelerimi düzenlerken Özel entegratör kullanmaya mecbur muyum?’ diyecek olursanız, tabi ki mecbur değilsiniz. Fakat belirtmekte fayda var ki, GİB ve Entegrasyon seçeneklerinde mükellef, düzenlemiş olduğu E-Belgeleri kendisi saklamak durumunda kalır. Özel entegratör ise tüm bu işlemleri sizin yerinize yapar. Diğer e-belgelerde zorunlu olmadığı gibi, özel entegratör kullanımı  e-faturada da zorunlu değildir. Faturalarınızı özel entegratör olmadan da kesebilirsiniz.

İşletmenizin ihtiyaçlarına yönelik 360 derece çözüm vizyonu ile çalışan bir özel entegratör seçip, tüm ihtiyaçlarınızı tek bir yerden karşılamanız size hem maddi hem de manevi fayda sağlayacaktır. Ancak, ‘ Ben faturalarımı keserken iki farklı entegratör ile çalışmak istiyorum, bu mümkün mü?’ derseniz, evet mümkün. Yasal olarak aynı anda birden fazla özel entegratör ile çalışabilir, e-fatura uygulamasına dahil olabilirsiniz.

Bu sorunun cevabını verebilmek için öncelikle GİB Portal ve Özel Entegratör kavramlarını bilmemiz gerekiyor. Şu an bu satırları okuyorsanız Özel Entegratörün ne olduğunu artık biliyorsunuz demektir. Peki ya GİB Portal? Az sonra onu da öğreneceksiniz. Okumaya devam edin. GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı olan bir portal sistemidir. Bu portal sayesinde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi çeşitli dijital dönüşüm çözümlerini internet üzerinden rahat bir şekilde kullanabilirsiniz. GİB portalı üzerinden; fatura oluşturma, ya da fatura kesme gibi işlemleri uzun işlemlerle yapmanıza gerek kalmaz. Portal tüm işlemleri gelişen teknoloji sistemi sayesinde internet üzerinden kısa ve hızlı bir şekilde gerçekleştirme imkanı sunar. Düzenlemek istediğiniz e-belgelerde özel entegratör kullanımı zorunlu değildir. GİB Portal kullanabilirsiniz. Ancak hangisini kullanmalıyım diye sorarsanız, cevabımız özel entegratörden yana olur. Çünkü özel entegratörün işletmenize sağlayacağı pek çok avantaj mevcut. Mesela GİB ve entegrasyon kullanımlarında mükellef, düzenlediği elektronik belgeleri kendisi saklamak zorundadır. İşte tam da bu noktada özel entegratör kullanımı, iş yükünüzü azaltacaktır. Çünkü özel entegratörler tüm bu belgeleri sizin yerinize saklar ve güvende tutar.

‘Özel’ kelimesinden de anlaşılacağı üzere herkes özel entegratör olamaz. Peki, özel entegratör olmak isteyenler ne yapmalı? Özel entegratör olmak isteyen firmaların öncelikle GİB’e başvuruda bulunması gerekir. Bu başvurunun ardından GİB, başvuru yapan firmalardan BİS raporu, ISP belgesi ve çalışanlar için ITIL sertifikası olmak üzere çeşitli belgeler talep eder. Bu belgeleri sunduktan sonra süreci GİB E-Belge web sitesinden ‘’Özel Entegratörlük Başvurusu’’ sayfası üzerinden takip edebilirsiniz.